PRIVACYVERKLARING VOOR WEB EN MOBIEL

Versie 02-jan-25

Imprimatur Group ('wij', 'ons' of 'onze') is toegewijd aan bescherming van en respect voor uw privacy.

Dit Beleid vormt samen met onze Handelsvoorwaarden en het Cookiebeleid (en elk ander document waarnaar hierin wordt verwezen) de basis waarop wij persoonsgegevens verwerken die wij van u verzamelen, of die u ons verstrekt, op www.imprimatur.co.uk of www.imprimatur.de (onze 'websites').

'Persoonsgegevens' (of persoonlijke informatie) wil zeggen elke informatie over een individu op basis waarvan een persoon geïdentificeerd kan worden, met alleen die informatie of in combinatie met andere informatie waarover wij beschikken.

Wij zijn de gegevensbeheerder van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt of die wij op onze website verzamelen. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe wij persoonsgegevens over u bewaren en gebruiken, en dat wij verplicht zijn om u te informeren over de informatie in dit Privacybeleid ('Beleid'). Het is belangrijk dat u dit beleid leest, zodat u weet hoe en waarom wij dergelijke informatie gebruiken en hoe wij deze verwerken.

1. Waarom een privacybeleid?

Gegevens die een levend individu identificeren of kunnen worden gebruikt om een levend individu te identificeren, worden 'persoonsgegevens' genoemd. Alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, moeten dit eerlijk, rechtmatig en in overeenstemming met de toepasselijke wet voor gegevensbescherming doen. Hieronder valt de verplichting voor ons om u te informeren hoe wij uw persoonsgegevens zullen gebruiken. Wij nemen al onze wettelijke verplichtingen serieus en nemen alle noodzakelijke stappen om de wet na te leven bij het bewaren en verwerken van uw persoonsgegevens.

2. Privacybeleid

2.1 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens over u?

Het bedrijf verzamelt persoonsgegevens over u om aan zijn verplichtingen te voldoen om een dienst te verlenen, een vraag te beantwoorden of aan een verzoek van een klant te voldoen. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij u geen informatie geven en uw vraag niet beantwoorden.

2.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en hoe doen wij dat?

Wij kunnen de volgende informatie over u verzamelen:

uw contactgegevens, zoals uw naam, bedrijf, functie, telefoonnummer, e-mailadres en woonland. Wij verzamelen uw persoonsgegevens op meerdere verschillende manieren, waaronder de volgende:

als u contact met ons hebt via onze website, bijvoorbeeld door formulieren in te vullen, of als u via e-mail met ons communiceert, verzamelen wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt; als u een van onze diensten bestelt, inclusief het aanmaken van een account bij ons; als u betalingen doet of uw accountgegevens wijzigt; als u onze websites bezoekt (bijvoorbeeld via cookies, uw IP-adres en andere door uw browser gegenereerde informatie). Meer informatie is te vinden in ons Cookiebeleid.

2.3 Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (i) om u informatie te verstrekken of diensten aan te bieden die u bij ons aanvraagt; (ii) om uw verzoek af te handelen; of (iii) om creditcardbetalingen te incasseren via onze webportals.

In de meeste gevallen verstrekt u vrijwillig uw persoonsgegevens. Als u echter informatie bij ons aanvraagt of een verzoek bij ons indient, kunnen wij u die informatie niet geven en uw verzoek niet beantwoorden zonder enkele basisgegevens van u te verkrijgen, zoals uw naam en contactgegevens. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij u geen informatie geven en uw vraag niet beantwoorden.

Als u via onze website diensten van ons bestelt, moet u eerst een account aanmaken, waarvoor u uw naam en e-mailadres moet opgeven. Zonder deze gegevens kunnen wij u niet onze diensten aanbieden.

Als u ons feedback hebt gegeven, kunnen wij deze feedback gebruiken om onze website en/of de diensten die wij aanbieden te verbeteren.

Het is in ons legitieme belang om uw persoonsgegevens op deze manier te verwerken, omdat dit noodzakelijk is om op uw verzoek of aanvraag te reageren om u onze diensten aan te bieden en onze website en diensten te verbeteren.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om u informatie te verstrekken over onze diensten waarvan wij denken dat u er interesse voor zou kunnen hebben. Tenzij het in ons legitieme belang is om uw persoonsgegevens te gebruiken om u deze informatie te verstrekken, zullen wij om uw goedkeuring vragen om dit te doen.

U kunt ons op elk moment verzoeken het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden stop te zetten. Neem hiervoor contact met ons op via de informatie aan het einde van dit Privacybeleid.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om volledig geautomatiseerde beslissingen te nemen.

2.4 Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Wij delen deze informatie met selecte derde partijen die wij hebben gevraagd om ons te helpen met het aanbieden van onze website en onze diensten, waaronder:

Onze externe mailservice 'Mailchimp', die reclame-e-mails voor ons stuurt. Mailchimp verwerkt persoonsgegevens in de Verenigde Staten. Het is echter zelfgecertificeerd voor het EU/US Privacy Shield Framework, waardoor het verplicht is persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de grondbeginselen van het Privacy Shield. https://mailchimp.com/about/security/#Investing\_in\_Your\_Privacy

Meer informatie over hun Privacy Shield-certificering kunt u vinden op

https://www.privacyshield.gov/list;

Onze dienstverleners voor analyses en de zoekmachine die ons ondersteunen bij de verbetering en optimalisering van onze website. Wij delen uw gegevens ook met de derde partijen hieronder:

elk lid van onze groep, oftewel onze dochterondernemingen, zoals gedefinieerd in sectie 1159 van de UK Companies Act 2006; als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te openbaren of te delen om aan enige wettelijke verplichting te voldoen, of om onze Algemene voorwaarden of Gebruiksvoorwaarden te handhaven of toe te passen; als wij een bedrijf of activa verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens aan de beoogde verkoper of koper kunnen openbaren; of als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval de persoonsgegevens waarover wij beschikken deel zullen uitmaken van de overgedragen activa. Wij zullen overeenkomsten sluiten met dergelijke derde partijen om ervoor te zorgen dat zij de veiligheid van uw gegevens waarborgen en deze alleen in overeenstemming met de wet voor gegevensbescherming gebruiken.

2.5 Verandering van doeleinde

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor wij die hebben verzameld, tenzij wij redelijkerwijs van mening zijn dat wij deze voor een andere reden nodig hebben en dat die reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde. Als wij uw persoonsgegevens voor een ongerelateerd doeleinde moeten gebruiken, stellen wij u daarvan op de hoogte en leggen wij uit op welke rechtsbasis wij dat mogen doen.

2.6 Opslag van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de relevante doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zoals hierboven uiteengezet in dit beleid, en zo lang als wij ze moeten bewaren voor wettelijke doeleinden en legitieme zakelijke belangen.

2.7 Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij zullen alle stappen ondernemen die redelijkerwijs nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit beleid worden verwerkt. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de veiligheid van uw gegevens die naar onze website worden verzonden niet garanderen. Elke overdracht is op eigen risico.

Al onze externe dienstverleners en andere entiteiten in de groep zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. Wij eisen van deze derde partijen dat zij uw persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de wetgeving over gegevensbescherming en deze vertrouwelijk behandelen. Wij staan onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken.

Wij staan hun alleen toe om uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies te verwerken.

Het bedrijf neemt de beveiliging van uw gegevens serieus. Het heeft interne beleidsregels en controles om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, misbruikt of openbaar gemaakt, en dat ze alleen toegankelijk zijn voor onze werknemers voor de deugdelijke uitvoering van hun taken. Meer informatie is te vinden in het Management and Operations-systeem van het bedrijf.

2.8 Uw rechten

Wetten over gegevensbescherming geven u de volgende rechten:

toegang vragen tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een 'verzoek om toegang voor een betrokkene'). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en controleren of wij deze rechtmatig verwerken; verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste informatie laten corrigeren die wij over u hebben; verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden voor ons is om deze nog langer te verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen verwerking (zie hieronder); verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Hiermee kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen; en een kopie opvragen van uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en in een door een machine leesbaar formaat, of ons verzoeken deze gegevens over te dragen aan een andere beheerder. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en u vanwege uw specifieke situatie bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond.

U hoeft geen kosten te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere bovenstaande rechten uit te oefenen). Wij kunnen echter een redelijke vergoeding vragen als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. In dergelijke omstandigheden kunnen wij ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

Het kan zijn dat wij u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot de informatie te waarborgen (of om een van uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een andere passende beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden vrijgegeven aan personen die geen recht hebben om deze informatie te ontvangen.

Onze website kan van tijd tot tijd links bevatten naar en van andere websites, die hun eigen privacybeleid hebben waarvoor wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid aanvaarden. Controleer dit beleid voordat u persoonsgegevens naar deze websites stuurt.

3. Privacybeleid voor klanten

3.1 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens over u?

Als onderdeel van ons proces om klanten aan ons te binden, verzamelt en verwerkt het bedrijf persoonsgegevens met betrekking tot het verzoek van de klant. Het bedrijf streeft ernaar om transparant te zijn over hoe het die gegevens verzamelt en gebruikt en om te voldoen aan zijn verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.

3.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en hoe?

Als onderdeel van ons proces om klanten aan ons te binden, verzamelt het bedrijf een aantal gegevens over u. Dit kan het volgende inhouden:

uw naam, adres en contactgegevens, inclusief e-mailadres en telefoonnummer; gegevens over uw functie, functietitel, positie in de organisatie van de klant. Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van informatie die u op de website van de klant of op socialmediasites zoals LinkedIn hebt geplaatst.

Gegevens worden op verschillende plaatsen opgeslagen, onder andere in de systemen van het bedrijf voor het beheer van klantrelaties en in andere IT-systemen (waaronder e-mail).

3.3 Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Als u via onze website diensten van ons bestelt, moet u eerst een account aanmaken, waarvoor u uw naam en e-mailadres moet opgeven. Zonder deze gegevens kunnen wij u niet onze diensten aanbieden.

Als u ons feedback hebt gegeven, kunnen wij deze feedback gebruiken om onze website en/of de diensten die wij aanbieden te verbeteren.

U kunt ons altijd verzoeken om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden door contact met ons op te nemen via de gegevens aan het einde van dit Privacybeleid.

3.4 Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Uw informatie kan intern worden gedeeld in het kader van een klantopdracht. Dit geldt ook voor leden van het Sales- en Marketingteam:

elk lid van onze groep, waaronder onze dochterondernemingen worden verstaan, zoals gedefinieerd in artikel 1159 van de UK Companies Act 2006; als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te openbaren of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om onze Algemene Voorwaarden of Gebruiksvoorwaarden te handhaven of toe te passen; als wij een bedrijf of activa verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens kunnen openbaren aan de potentiële verkoper of koper; of als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval de persoonsgegevens waarover wij beschikken deel zullen uitmaken van de overgedragen activa; onze auditors die ervoor zorgen dat wij onze ISO-normen handhaven. Wij zullen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten in onze groep als onderdeel van onze regelmatige rapporteringsactiviteiten over bedrijfsprestaties, in het kader van een bedrijfsreorganisatie of groepsherstructurering, ter ondersteuning van systeemonderhoud en voor de hosting van gegevens.

3.5 Verandering van doeleinde

3.6 Opslag van uw persoonsgegevens

3.7 Beveiliging van uw persoonsgegevens

3.8 Uw rechten

Wetten over gegevensbescherming geven u de volgende rechten:

4. Sollicitanten

4.1 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens over u?

Het bedrijf verzamelt persoonsgegevens over u om de sollicitatieprocedure te faciliteren.

4.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en hoe?

Als onderdeel van onze sollicitatieprocedure verzamelt en verwerkt het bedrijf persoonsgegevens van sollicitanten. Het bedrijf streeft ernaar om transparant te zijn over hoe het die gegevens verzamelt en gebruikt en om te voldoen aan zijn verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.

Als onderdeel van onze sollicitatieprocedure verzamelt het bedrijf een reeks gegevens over u. Deze omvatten:

uw naam, adres en contactgegevens, inclusief uw e-mailadres en telefoonnummer; details van uw kwalificaties, vaardigheden, ervaring en werkverleden; informatie over uw huidige salarisniveau, inclusief uitkeringsrechten; of u al dan niet een handicap hebt waarvoor het bedrijf redelijke aanpassingen moet doen tijdens de sollicitatieprocedure; en informatie om uw identificatie en recht om in het Verenigd Koninkrijk te werken te controleren. Het bedrijf kan deze informatie op verschillende manieren verzamelen. Gegevens kunnen bijvoorbeeld voorkomen in sollicitatieformulieren, cv's, worden verkregen uit uw paspoort en andere identiteitsdocumenten, of worden verzameld via sollicitatiegesprekken en andere vormen van beoordeling.

Als u na de sollicitatieprocedure een baan krijgt aangeboden, hebben wij nog meer persoonsgegevens van u nodig. Meer informatie hierover vindt u in onze Privacyverklaring voor werknemersgegevens.

Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van informatie die u hebt geplaatst op vacaturesites of socialmediasites zoals LinkedIn waar u hebt aangegeven dat u momenteel op zoek bent naar een baan.

Het bedrijf kan ook persoonsgegevens over u verzamelen van derde partijen, zoals referenties van voormalige werkgevers, informatie van aanbieders van achtergrondcontroles en informatie uit strafregisters. Het bedrijf zal pas informatie van derde partijen inwinnen nadat het u een baan heeft aangeboden en zal u hiervan op de hoogte stellen.

4.3 Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Het bedrijf moet gegevens verwerken om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat het een contract met u aangaat. Het kan ook nodig zijn om uw gegevens te verwerken om een contract met u aan te gaan.

In sommige gevallen moet het bedrijf gegevens verwerken om ervoor te zorgen dat het aan zijn wettelijke verplichtingen voldoet. Er moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd of een succesvolle sollicitant in aanmerking komt om in het Verenigd Koninkrijk te werken voordat het dienstverband begint.

Het bedrijf heeft een legitiem belang bij het verwerken van persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure en bij het bijhouden van gegevens over het proces. Door gegevens van sollicitanten te verwerken, kan het bedrijf de sollicitatieprocedure beheren, de geschiktheid van een kandidaat voor een functie beoordelen en bevestigen, en beslissen aan wie een baan wordt aangeboden. Het bedrijf moet mogelijk ook gegevens van sollicitanten verwerken om te reageren op juridische claims en zich daartegen te verdedigen.

Het bedrijf kan speciale gegevenscategorieën verwerken, zoals informatie over etnische afkomst, seksuele geaardheid of godsdienst of overtuiging, om wervingsstatistieken bij te houden. Het kan ook informatie verzamelen over de vraag of sollicitanten een handicap hebben, zodat er redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan voor kandidaten met een handicap. Het bedrijf verwerkt dergelijke informatie om zijn verplichtingen na te komen en specifieke rechten met betrekking tot een dienstverband uit te oefenen.

Voor sommige functies is het bedrijf verplicht om informatie op te vragen over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen. Wanneer het bedrijf deze informatie opvraagt, doet het dat omdat het die nodig heeft om zijn verplichtingen na te komen en specifieke rechten met betrekking tot een dienstverband uit te oefenen.

Als uw sollicitatie niet succesvol is, kan het bedrijf uw persoonsgegevens bewaren voor het geval er in de toekomst vacatures zijn waarvoor u mogelijk geschikt bent. Het bedrijf vraagt uw toestemming voordat het uw gegevens voor dit doeleinde bewaart en u kunt uw toestemming altijd intrekken.

4.4 Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Uw informatie kan intern worden gedeeld ten behoeve van de sollicitatieprocedure. Hieronder vallen leden van het HR- en wervingsteam, interviewers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, managers van de bedrijfsafdeling met de open vacature en IT-medewerkers als toegang tot de gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functies.

Wij delen uw gegevens ook met de derde partijen hieronder:

elk lid van onze groep, waaronder onze dochterondernemingen worden verstaan, zoals gedefinieerd in artikel 1159 van de UK Companies Act 2006; als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om onze Algemene voorwaarden of Gebruiksvoorwaarden te handhaven of toe te passen; in het geval dat wij een bedrijf of activa verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens bekend kunnen maken aan de potentiële verkoper of koper; of als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval de persoonsgegevens waarover wij beschikken deel zullen uitmaken van de overgedragen activa; onze auditors die ervoor zorgen dat wij onze ISO-normen handhaven. Wij zullen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten in onze groep als onderdeel van onze regelmatige rapporteringsactiviteiten over bedrijfsprestaties, in het kader van een bedrijfsreorganisatie of groepsherstructurering, ter ondersteuning van systeemonderhoud en voor de hosting van gegevens.

Het bedrijf zal uw gegevens niet delen met derde partijen, tenzij uw sollicitatie succesvol is en wij u een baan aanbieden. Het bedrijf zal uw gegevens vervolgens delen met voormalige werkgevers om referenties over u te verkrijgen, leveranciers van achtergrondcontroles om noodzakelijke achtergrondcontroles te verkrijgen en de Disclosure and Barring Service om noodzakelijke strafrechtelijke controles te verkrijgen. Deze vormen een aanvulling op de andere organisaties zoals uiteengezet in onze Privacyverklaring voor werknemers.

Daarnaast moeten wij mogelijk contact opnemen met een externe leverancier om uw aandoening beter te begrijpen en speciale apparatuur te verkrijgen. Zonder uw toestemming nemen wij geen contact op met derde partijen. Derde partijen zijn bijvoorbeeld Occupational Health, Access to Work, enz.

Het bedrijf draagt uw gegevens niet over buiten de Europese Economische Ruimte.

4.5 Verandering van doeleinde

4.6 Opslag van uw persoonsgegevens

Als uw sollicitatie niet succesvol is, bewaart het bedrijf uw gegevens tot 3 maanden na afloop van de betreffende sollicitatieprocedure. Als u ermee instemt dat het bedrijf uw persoonsgegevens bewaart, zal het uw gegevens nog 3 maanden bewaren voor gebruik bij toekomstige vacatures. Aan het einde van die periode, of als u uw toestemming voor die datum intrekt, worden uw gegevens verwijderd of vernietigd.

Als uw sollicitatie succesvol is, worden de persoonsgegevens die tijdens de sollicitatieprocedure zijn verzameld overgezet naar uw personeelsdossier en bewaard tijdens uw dienstverband. De perioden waarin uw gegevens worden bewaard, worden u meegedeeld in een nieuwe privacyverklaring.

Gegevens worden op verschillende plaatsen opgeslagen, waaronder in uw sollicitatiedossier, in HR-beheersystemen en in andere IT-systemen (waaronder e-mail).

4.7 Beveiliging van uw persoonsgegevens

4.8 Uw rechten

Als betrokkene hebt u rechten. U kunt:

toegang vragen tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een 'verzoek om toegang voor een betrokkene'). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en controleren of wij deze rechtmatig verwerken. verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste informatie laten corrigeren die wij over u hebben; verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze gegevens te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder). verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Hiermee kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking ervan vaststellen. de overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere partij aanvragen. U hoeft geen kosten te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere bovenstaande rechten uit te oefenen). Wij kunnen echter een redelijke vergoeding vragen als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. In dergelijke omstandigheden kunnen wij ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

Als u van mening bent dat het bedrijf uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet heeft nageleefd, kunt u een klacht indienen bij de Information Commissioner.

4.9 Wat als u geen persoonsgegevens verstrekt?

U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om tijdens de sollicitatieprocedure gegevens aan het bedrijf te verstrekken. Als u de informatie echter niet verstrekt, kan het bedrijf uw aanvraag mogelijk niet goed of helemaal niet verwerken.

4.10 Geautomatiseerde besluitvorming

Sollicitatieprocedures zijn niet uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming.

5. Freelancers

5.1 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens over u?

Het bedrijf verzamelt persoonsgegevens over u om het wervingsproces voor freelancers te faciliteren.

5.2 Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en hoe?

Als onderdeel van onze procedure om freelancers te werven, verzamelt en verwerkt het bedrijf persoonsgegevens waar dat nodig is. Het bedrijf streeft ernaar om transparant te zijn over hoe het die gegevens verzamelt en gebruikt en om te voldoen aan zijn verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.

Als onderdeel van ons proces om freelancers te werven, verzamelt het bedrijf een aantal gegevens over u. Dit kan zijn (maar is niet beperkt tot):

uw naam, adres en contactgegevens, inclusief e-mailadres en telefoonnummer; gegevens over uw kwalificaties, tarieven, specialisaties, talen, geslacht, afstudeerdatums van de universiteit, ervaring en arbeidsverleden; informatie om uw identiteit en recht om in het Verenigd Koninkrijk te werken te verifiëren. Uw foto, zodat wij u kunnen voorzien van een ID-pakket. Het bedrijf kan deze informatie op verschillende manieren verzamelen. Gegevens kunnen bijvoorbeeld voorkomen in sollicitatieformulieren, cv's, worden verkregen uit uw paspoort en andere identiteitsdocumenten, of worden verzameld via sollicitatiegesprekken en andere vormen van beoordeling.

Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van informatie die u hebt geplaatst op vacaturesites of socialmediasites zoals LinkedIn, waar u hebt aangegeven dat u momenteel beschikbaar bent voor werk.

Het bedrijf kan ook persoonsgegevens over u verzamelen van derde partijen, zodat het achtergrondcontroles kan uitvoeren. Achtergrondcontroles (zoals kopieën van DBS-controles), informatie voor identiteitscontrole (zoals kopieën van een paspoort (en paspoortnummer, vervaldatum en land van verblijf), rijbewijs of identiteitskaart), bewijs van adres en referenties. De achtergrond- en identiteitscontroles die wij uitvoeren (tenzij onderworpen aan specifieke vereisten van de klant, zoals hieronder uitgelegd), kunnen de Baseline Personnel Security Standard (BPSS)-controles omvatten (zie https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard voor meer informatie). Het bedrijf voert deze controles uit omdat het regelmatig samenwerkt met overheidsinstanties die dit vereisen en het hiertoe contractueel verplicht is.

5.3 Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Het bedrijf verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens waar dat nodig is:

om ons in staat te stellen onze contractvoorwaarden met u aan te gaan en/of uit te voeren; om legitieme belangen van onszelf of van derde partijen, zoals onze klanten, na te streven, op voorwaarde dat uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan deze belangen; om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen; en/of met uw toestemming. Wij hebben deze informatie nodig om u als Taalprofessional te kunnen werven en zonder deze informatie kunnen wij u niet toevoegen aan onze lijst van goedgekeurde Taalprofessionals. In sommige gevallen kunnen wij ook (waar vereist door onze klanten of anderszins noodzakelijk) uitgebreide veiligheidscontroles uitvoeren die wij zullen gebruiken om uw geschiktheid te beoordelen voordat wij u werven als Taalprofessional en om u te werven om opdrachten voor onze klanten uit te voeren. Als dergelijke controles vereist zijn, zullen wij u informeren dat wij van plan zijn om deze controles over u uit te voeren. Als u niet voldoet aan de vereisten van de uitgebreide veiligheidscontroles, kun u voor bepaalde klanten mogelijk niet worden geworven als Taalprofessional, maar dit heeft geen invloed op uw geschiktheid voor mogelijke toekomstige opdrachten voor andere klanten.

5.4 Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Uw informatie kan intern worden gedeeld ten behoeve van de werving. Hieronder vallen leden van het wervingsteam, interviewers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, managers van de bedrijfsafdeling met de open vacature en IT-medewerkers als toegang tot de gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functies.

Wij delen uw gegevens ook met de derde partijen hieronder:

elk lid van onze groep, waaronder onze dochterondernemingen worden verstaan, zoals gedefinieerd in artikel 1159 van de UK Companies Act 2006; als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om onze Algemene Voorwaarden of Gebruiksvoorwaarden af te dwingen of toe te passen; als wij een bedrijf of activa verkopen of kopen, in welk geval wij uw persoonsgegevens bekend kunnen maken aan de potentiële verkoper of koper; of als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval de persoonsgegevens waarover wij beschikken deel zullen uitmaken van de overgedragen activa; onze auditors die ervoor zorgen dat wij onze ISO-normen handhaven. Wij zullen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten in onze groep als onderdeel van onze regelmatige rapporteringsactiviteiten over bedrijfsprestaties, in het kader van een bedrijfsreorganisatie of groepsherstructurering, ter ondersteuning van systeemonderhoud en voor de hosting van gegevens.

Het bedrijf zal uw gegevens niet delen met derde partijen, tenzij uw sollicitatie succesvol is. Het bedrijf zal uw gegevens vervolgens delen met voormalige werkgevers om referenties over u te verkrijgen, leveranciers van achtergrondcontroles om noodzakelijke achtergrondcontroles te verkrijgen en de Disclosure and Barring Service om noodzakelijke strafrechtelijke controles te verkrijgen. Dit is in aanvulling op de andere organisaties zoals uiteengezet in onze Serviceovereenkomsten. Het bedrijf draagt uw gegevens niet over buiten de Europese Economische Ruimte.

5.5 Verandering van doeleinde

5.6 Opslag van uw persoonsgegevens

Gegevens worden op verschillende plaatsen opgeslagen, waaronder in uw sollicitatiedossier, in HR-beheersystemen en in andere IT-systemen (waaronder e-mail).

5.7 Beveiliging van uw persoonsgegevens

5.8 Uw rechten

Als betrokkene hebt u rechten. U kunt:

Toegang vragen tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een 'verzoek om toegang voor de betrokkene'). Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en kunt u controleren of wij deze rechtmatig verwerken. Verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste informatie laten corrigeren die wij over u hebben. Verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiermee kunt u ons vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden is om deze gegevens te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder). Verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Hiermee kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid of de reden voor verwerking ervan vaststellen. De overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere partij aanvragen. U hoeft geen kosten te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere bovenstaande rechten uit te oefenen). Wij kunnen echter een redelijke vergoeding vragen als uw verzoek om toegang duidelijk ongegrond of buitensporig is. In dergelijke omstandigheden kunnen wij ook weigeren om aan het verzoek te voldoen.

Als u van mening bent dat het bedrijf uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet heeft nageleefd, kunt u een klacht indienen bij de Information Commissioner.

5.9 Wat als u geen persoonsgegevens verstrekt?

6. Contact met ons opnemen

Als u vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit beleid hebt of als u een van uw rechten zoals hierboven uiteengezet wilt uitoefenen, kunt u op de volgende manieren contact met ons opnemen:

per e-mail via datacontroller@imprimatur.co.uk, per telefoon via +44(0)1483791400, en per post via Data Controller, Imprimatur Limited, Soho 13, 20 Ingestre Place, London W1F 0DS